Yang dimaksud dengan buku disini ialah buku pelajaran, buku bacaan, buku perpustakaan dan buku-buku lainnya. Buku yang dapat dipakai oleh sekolah meliputi buku teks utama, buku teks pelengkap, buku bacaan baik fiksi maupun non fiksi, buku sumber dan sebagainya. Tentang jenis-jenis buku harus mengacu pada standar di atas yang antara lain meliputi:
- a. Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan guru dan murid yang subtansinya mengacu pada kurikulum yang berlaku.
- b. Buku teks pelengkap adalah buku yang sifatnya membantu atau merupakan tambahan buku teks utama yang digunakan oleh murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikilum.
- c. Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan fakta atau kenyataan. Pada umumnya buku bacaan non fiksi menunjang salah satu bidang studi. Sistematika penyusunannya tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara populer.
- d. Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis tidak berdasarkan fakta atau kenyataan, melainkan berdasarkan khayalan penulis. Isi buku bacaan fiksi biasanya berbentuk cerita yang tidak benar-benar terjadi.
Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:
a. Membeli
b. Menerbitkan sendiri
c. Menerima bantuan/hadiah
d. Menukar.
Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima bantuan/hibah. Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama, sedangkan jika menukar tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau dengan kurikulum.
2. Alat
Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan. Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya. Sedangkan yang termasuk dalam alat pendidikan ialah alat-alat yang secara fungsional digunakan dalam proses belajar mengajar seperti alat peraga, alat praktik, alat laboratorium, alat kesenian, alat olah raga dan sebagainya. Pengadaan alat kantor dan alat pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:
a. Membeli
b. Membuat sendiri
c. Menerima bantuan/ hibah/hadiah.
3. Perabot
Perabot ialah barang-barang yang berfungsi sebagai tempat untuk menulis, istirahat, tempat penyimpanan alat atau bahan. Contoh: meja, kursi, lemari, rak, filling kabinet dan sebagainya. Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti segi antropometri, ergonomi. Estetika, dan segi ekonomis.
- a. Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau ukuran penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan lainnya).
- b. Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan, dan keamanan pemakai,
- c. Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan warnanya menarik.
- d. Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn transformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.
Adapun untuk pengadaan perabot dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
a. Membeli
Agar pembelian perabot dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan dapat dipertanggungjawabkan maka perlu adanya suatu pedoman sebagai berikut:
1) Rencana kebutuhan telah disetujui berdasarkan penelitian dan hitungan yang mendalam. Penelitian atas barang (survei) pada umumnya meliputi spesifikasi;
a) Buatan pabrik/negara mana dan tahun pembuatannya.
b) Merk dagang.
c) Kapasitas.
d) Bahan-bahan yang dipakai.
e) Penyediaan suku cadang.
f) Jaminan yang diberikan oleh penjual, agen atau pabrik.
g) Cara pembayaran dan harga.
h) Model
2) Peraturan tentang pembelian, baik pembelian langsung maupun melalui tim pembelian.
3) Perabot yang akan dibeli dapat berbentuk sudah jadi atau yang belum jadi. Perabot yang belum jadi perlu dibuat terlebih dahulu sesuai dengan kehendak pemohon.
4) Tentang pembelian perabot yang sudah jadi, Kepala sekolah/proyek perlu membuat rencana kebutuhan, sesuai dengan syarat-syarat yang diperlukan.
5) Untuk pengadaan perabot yang belum jadi, maka Kepala Sekolah/proyek perlu:
a) Menyusun kebutuhan
b) Penunjukan konsultan perencanaan perabot
c) Menyusun syarat-syarat teknis sesuai dengan spesifikasi dan menyediakan gambar-gambar perabot yang akan dibeli.
d) Membuat kontrak
e) Membuat berita acara serah terima perabot.
6) Pembelian perabot dapat dilakukan dengan lelang, penunjukan langsung dan penawaran.
b. Membuat sendiri
Pengadaan perabot dengan membuat sendiri hanya berlaku bagi sekolah dalam rangka untuk praktek, dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kemampuan, terutama dalam hal biaya yang tersedia, tenaga ahli yang dimiliki, peralatan yang dibutuhkan, pelaksanaan tugasyang dibebankan.
c. Menerima bantuan/hadiah.
Menerima bantuan dilaksanakan atas perjanjian dan persetujuan dari kedua belah pihak (pemberi dan penerima) dan bantuan itu dapat berasal dari lembaga pemerintah, swasta, maupun perorangan.
4. Bangunan
Pengadaan bangunan dapat dilaksanakan dengan cara:
a. Membangun bangunan baru
Membangun bangunan baru meliputi:
1) Mendirikan, memperbaharui (rehabilitasi/renovasi), memper-luas, mengubah dengan cara membongkar seluruh atau sebagian bangunan gedung.
2) Pembuatan pagar halaman, jalan, pengerasan halaman, pemasangan pompa/menara air, pengadaan listrik.
3) Kegiatan pekerjaan tanah yang meliputi; pengurugan tanah, perbaikan tanah dan penyelidikan tanah.
Membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, kegiatan pelaksanaan, dan kegiatan pengawasan lapangan.
b. Membeli bangunan
1) Pada prinsipnya membeli bangunan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak diperbolehkan. Tetapi dalam hal-hal luar biasa, dapat diusulkan kepada Menteri Keuangan dan Ketua Bappenas dengan disertai alasan-alasan yang kuat melalui Menteri Pendidikan Nasional.
2) Setelah ada persetujuan dan dananya sudah tersedia, selanjutnya dilakukan penawaran harga dari pemiliknya melalui Panitia Pembebasan Tanah setempat yang dibentuk berdasarkan kepres 80 tahun 2003.
3) Apabila antara harga penawaran dan harga penaksiran Panitia sudah ada kecocokan, maka dapat langsung diselesaikan akte jual beli di depan Notaris/Pejabat Pembuat akte Tanah dan selanjutnya diselesaikan balik nama sertifikat tanah.
c. Menyewa bangunan
1) Apabila diperlukan untuk keperluan gedung sekolah, gudang dan sebagainya, maka suatu instansi diperkenankan untuk menyewa bangunan, dengan syarat anggaran untuk membayar sewa itu harus sudah tersedia lebih dahulu.
2) Untuk menetapkan besarnya sewa, pemilik bangunan perlu dimintakan pengesahan/penetapan lebih dahulu kepada Panitia Sewa Menyewa atau Kantor Urusan Perumahan setempat.
3) Setelah ditetapkan sewanya, dibuat Surat Perjanjian (kontrak) antara pihak penjual dan pihak yang menyewakan, jika dianggap perlu dilakukan dengan akte notaris.
4) Gedung sekolah milik swasta (bersubsidi) dahulu pernah mendapat subsidi dari Pemerintah Departemen Pendidikan Nasional, apabila dipakai oleh sekolah negeri, berdasarkan peraturan subsidi yang sekarang masih berlaku tidak perlu dibayar sewanya, tetapi pemakai wajib memelihara bangunan tersebut sebagaimana mestinya.
d. Menerima hibah bangunan
1) Departemen Pendidikan Nasional dapat menerima hibah bangunan berikut tanah dari pihak lain (Pemerintah Daerah/ Swasta).
2) Agar ada dasar hukumnya, sebaiknya pelaksanaannya dilakukan dengan Akte Notaris Pejabat Pembuat Akte tanah setempat.
e. Menukar bangunan
1) Penukaran bangunan atau pemindahtanganan barang tidak bergerak milik negara pada umumnya diatur dalam Keputusan Presiden tentang pelaksanaan APBN, yaitu segala sesuatu harus mendapat persetujuan Menteri Keuangan terlebih dahulu.
2) Bangunan milik negara yang tidak memenuhi fungsinya lagi, lokasinya terlalu ramai atau tanahnya terlalu sempit untuk diadakan perluasan bangunan, dapat diusulkan untuk ditukarkan dengan bangunan milik pihak lain yang sudah jadi atau masih akan dibangun di lokasi lain. Usul penukaran diajukan kepada Menteri Pendidikan Nasional dengan dilampiri:
a. Alasan-alasan penukaran
b. Penaksiran sementara harga tanah/bangunan lama
c. Penaksiran sementara harga tanah/bangunan baru
d. Surat-surat pemilikan tanah/bangunan lama
e. Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan lama
f. Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan baru.
Catatan: Pada prinsipnya usul penukaran itu menguntungkan Negara dalam arti Pemerintah mendapat penggantian tanah/bangunan baru yang lebih luas dan memenuhi persyaratan.
3) Setelah mendapat persetujuan dari Menteri Keuangan, maka perlu dibentuk Panitia Penaksir yang terdiri atas wakil-wakil dari Departemen Pendidikan Nasional, Departemen Keuangan, Departeman Kimpraswil, Departemen Dalam Negeri, BPN dan Pemerintah Daerah, untuk menetapkan penaksiran harga tanah/bangunan yang lama dan harga tanah/bangunan baru.
4) Apabila kedua penaksiran itu sudah disepakati, maka dapat diselesaikan Surat Perjanjian Penukaran di depan Notaris Pejabat Pembuat Akte Tanah. Penyerahan tanah/bangunan lama, baru boleh dilakukan setelah tanah/bangunan baru selesai dibangun menurut Surat Perjanjian dan diteima baik oleh Departemen Pendidikan Nasional.
5) Selanjutnya diselasaikan balik nama sertifikat tanah/bangunan baru, dan diselasaikan pula penghapusan tanah/bangunan lama dari daftar inventaris dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional.
5. Tanah
Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara:
a. Membeli
b. Menerima bantuan/hadiah
c. Menukar
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan pengadaan tanah adalah:
a. Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai dengan keperluan.
b. Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik sesuai dengan maksud serta memperhatikan perencanaan tata bangunan.
c. Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat pengangkutan.
d. Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran dari hasil survei.
e. Mengajukan rencana anggaran kepada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan melampirkan data yang telah disusun.
Tata cara pembelian tanah:
Untuk membeli tanah bagi instansi pemerintah perlu mengikuti tata cara yang berlaku, yaitu:
a. Penyelesaian pembelian tanah yang terdiri dari beberapa kegiatan penting;
1) Menyusun panitia pembelian yang beranggotakan pejabat dari Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota, Pemda, BPN, dan Dinas PU;
2) Menetapkan tugas-tugas panitia antara lain:
a) Menetapkan kriteria/syarat (lokasi, luas, dan lain-lain)
b) Meneliti surat-surat tanah yang akan dibeli
c) Memperoleh penawaran harga
d) Memperhatikan perencanaan tata kota
e) Mendapat surat bukti pembebasan tanah
f) Menyaksikan pembayaran langsung kepada pembelinya.
3) Memperhatikan persyaratan bagi tanah yang akan dibeli:
a) Daerah bebas banjir atau malapetaka lainnya
b) Terletak pada daerah yang terjangkau
c) Tidak akan tergusur
d) Terjangkau fasilitas listrik, telepon, air
e) Harga terjangkau.
4) Mencari tanah yang akan dibeli, dengan observasi atau kunjungan langsung.
b. Melakukan pembebasan tanah yang akan dibeli dengan cara:
1) Membentuk panitia pembebasan tanah yang terdiri dari 7 instansi (BPN, Pemda, Ipeda, Ireda, Dinas PU, Camat, Kepala Desa, Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.
2) Adanya pemberian honorarium sesuai dengan ketentuan.
3) Melakukan penandatanganan Akta Jual Beli Tanah di depan Notaris/PPAT dan pembayaran dilakukan lewat Kantor Perbendaharaan Negara (KPN).
4) Mengurus sertifikat.
c. Tata cara penerimaan hibah tanah
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan hibah, yaitu:
1) Status barang yang akan dihibahkan
2) Wewenang penghibahan
3) Spesifikasi barang dan cara menerima hibah tanah, yaitu:
Tanah yang diterima secara hibah dapat berasal dari pemerintah, pihak swasta, masyarakat, atau perorangan melalui proses penyerahan berita acara penyerahan atau akta serah terima hibah yang dibuat oleh Notaris/PPAT atau Camat setempat, apabila telah selesai pembuatannya maka dapat diproses lebih lanjut menjadi sertifikat.
d. Tata cara menerima hak pakai
Penerimaan tanah dari satu pihak atas dasar hak pakai harus disertai dokumen serah terima dari pihak yang memberi hak pakai. Penerimaan hak pakai dari pemerintah harus disertai surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan serta berita acara serah terima dari pihak sekolah yang bersangkutan dan diketahui oleh pejabat setempat, serendah-rendahnya Camat.
e. Tata cara penukaran tanah
Penukaran tanah dapat terjadi antara satu pihak dan pihak lain yang memerlukan. Namun sebelum hal tersebut dilakukan maka harus terlebih dahulu ada izin dari Menteri Keuangan dan sesuai Keppres tentang pelaksanaan APBN Adapun langkah-langkah dan tata caranya sama dengan langkah-langkah dan tata cara dalam menukar bangunan seperti diuraiakan sebelumnya.
Untuk kelompok sarana dan prasarana yang diadakan dengan cara pembelian, bantuan/hadiah, atau menukar maka sebaiknya disertakan dengan “Berita Acara Pemeriksaan Barang” beserta lampirannya, “Berita Acara Penyerahan Barang” atau “Berita Acara Serah Terima Barang”. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah timbulnya tuntutan-tuntutan dari pihak lain di masa datang. Lembaran berita acara tersebut mewakili persetujuan kedua belah pihak terhadap kesepakatan yang dilakukan dalam proses transaksi.
Selanjutnya jika harus mengeluarkan barang dari tempat penyimpanannya, sebaiknya selalu menggunakan lembaran “Berita Acara Penerimaan/Pengeluaran Barang”. Lembar berita acara ini juga dapat digunakan untuk menerima barang yang baru diterima dengan jalan pembelian, hibah, penukaran dan sebagainya.
Leave a Reply