Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), kata perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal senada juga dikemukakan oleh Nana Sudjana (2002) bahwa perencanaan adalah proses yang sistematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004) dikemukakan bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan, dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Baca Juga: Fungsi-Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana
B. Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan adalah: (1) Untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan, (2) Untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.
C. Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
D. Unsur-Unsur yang Terlibat Dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Persekolahan
Agar maksud pemenuhan tuntutan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan berbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana sekolah. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah : Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha dan Bendahara, serta BP3 atau Komite Sekolah.
E. Persyaratan yang Harus Diperhatikan dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.
Dalam perencanaan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan, maka ada beberapa persyaratan-persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut;
1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas proses belajar mengajar.
2. Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
a. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraa5n biaya/harga keperluan pengadaan.
b. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.
c. Petugas pelaksana, misalnya; guru. Karyawan, dan lain-lain.
d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.
e. Kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan.
f. Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan.
3. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan.
4. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.
5. Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan.
6. Mengikuti prosedur yang berlaku.
7. Mengikutsertakan unsur orang tua murid,
8. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.
9. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10 – 15 tahun).
F. Prosedur Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Persekolahan.
Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Sekolah
Identifikasi adalah pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan sarana dan prasarana sekolah yang dapat menunjang kelancaran proses belajarar mengajar, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikas dan menganalisis kebutuhan sarana dan prasarana di sekolah, di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana sesuai dengan perkembangan sekolah.
b. Adanya sarana dan prasarana yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian.
c. Adanya kebutuhan sarana dan prasarana yang dirasakan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi guru atau pegawai sehingga turut mempengaruhi kebutuhan sarana dan prasarana.
d. Adanya persedian sarana dan prasarana untuk tahun anggaran mendatang.
2. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Yang Ada
Setelah identifikasi dan analisis kebutuhan dilakukan, selanjutnya diadakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.
3. Mengadakan Seleksi
Dalam tahapan mengadakan seleksi, perencanaan sarana dan prasarana meliputi:
a. Menyusun konsep program
Prinsip dalam menyusun program:
1) Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program
2) Ada kegiatan kongkrit yang dilakukan
3) Ada sasaran (target) terukur yang ingin dicapai
4) Ada batas waktu
5) Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program.
b. Pendataan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendataan barang:
1) Jenis barang
2) Jumlah barang
3) Kondisi (kualitas) barang.
4. Sumber Anggaran/Dana
Pendanaan untuk pengadaan, pemeliharaan, penghapusan, dan lain-lain dibebankan dari APBN/APBD, dan bantuan dari BP3 atau Komite Sekolah. Adapun perencanaan anggaran dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Fungsi perencanaan penganggaran adalah untuk memutuskan rincian menurut standar yang berlaku terhadap jumlah dana yang telah ditetapkan sehingga dapat menghindari pemborosan.
G. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak dan Barang Tidak Bergerak
1. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak.
a. Barang habis pakai.
1) Menyusun daftar sarana sekolah yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan sekolah tiap bulan.
2) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
3) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan.
b. Barang tidak habis dipakai.
1) Menganalisis dan menyusun keperluan sarana dan prasaran sesuai dengan rencana kegiatan sekolah serta memperhatikan fasilitas yang masih ada dan yang masih dapat dipakai.
2) Memperkirakan biaya sarana dan prasarana yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.
2. Perencanaan pengadaan barang tidak bergerak.
a. Tanah
1) Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan analisis kebutuhsn bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.
2) Mengadakan survei tentang adanya fasilitas sekolah seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi dan sebagainya.
3) Mengadakan survei harga tanah.
4) Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.
b. Bangunan
1) Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.
2) Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan dan sebagainya.
3) Menyusun rencana konstruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanan.
4) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
5) Menyusun pentahapan rencana anggaran biaya (RAB) yang disesuaikan dengan rencana pentahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang akan disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan berdasarkan kebijakan Dinas Pendidikan.
Leave a Reply