Secara administratif, pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah meliputi: inventory service, the information service, counseling service, placement service, dan follow-up and research.

1.    Inventory Service
Inventory service adalah merupakan program pelayanan yang mengumpulkan informasi yang dapat dipergunakan untuk mengenal murid sebagai individu yang unik. Oleh karena itu dalam mengumpulkan data tersebut ada beberapa hal yang perlu diperlihatkan:
a.        Informasi yang objektif
Tujuan dari penilaian murid sebagai teknik bimbingan adalah mengumpulkan informasi yang valid yang dapat memberikan gambaran yang tepat mengenai individu tersebut;
b.    Pola-pola tingkah laku
Informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber dan dilakukan selama suatu jangka waktu mengenai seseorang individu tersebut, haruslah dapat menunjukkan suatu pola tingkah laku. Dengan demikian untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai pola tingkah laku tersebut diperlukan sejumlah informasi yang cukup.
c.    Informasi untuk mengetahui sifat-sifat yang khas (Indentifing)
Kita mengetahui bahwa individu-individu tersebut disamping sifat-sifatnya yang umum, juga mempunyai sifat-sifat yang khusus. Data-data yang dikumpulkan hendaknya dapat menunjukkan sifat-sifat yang unik dari tiap individu sehingga kumpulan informasi tersebut tidak berupa kumpulan data-data yang sama bagi semua murid.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyelenggarakan layanan inventori (inventory service).

a.    Jenis-jenis informasi
Sedangkan jenis informasi/data yang dikumpulkan adalah yang memberikan informasi tentang murid dalam hal:
1)    latar belakang keluarga dan data pribadi;
2)    keadaan kesehatan dan fisik;
3)    riwayat sekolah dan catatan mengenai nilai/prestasi;
4)    minat, kesukaan dan hal-hal yang disukai;
5)    rencana untuk yang akan datang atau cita-cita.
Walaupun ada berbagai cara dalam menyusun informasi tersebut, namun yang penting adalah bahwa informasi tersebut bertujuan untuk memecahkan masalah bagaimana kita dapat memahami anak. Anak dapat kita pahami melalui bermacam-macam persepsi, yakni pandangan orang dewasa, pandangan teman-temannya, dan pandangan dari dirinya sendiri.

b.    Catatan bimbingan (guidance-record)
Catatan atau rekaman untuk keperluan bimbingan juga disebut “cumulative record” atau buku catatan pribadi. Ini merupakan catatan atau rekaman untuk tiap murid yang berisi informasi yang memungkinkan untuk mengenal murid sebagai individu yang unik.
Sedangkan hal-hal penting yang harus diperhatikan dari “cumulative record” adalah:
1.    Informasi yang unik
Informasi yang terdapat dalam “cumulative record” hendaknya dapat membedakan sifat seorang individu dengan individu yang lain. Jangan sampai berisi catatan-catatan yang berisi sifat-sifat yang umum terdapat pada semua anak sehingga sukar untuk diinterpretasikan.
2.        Pencatatan yang kontinyu
Catatan mengenai pribadi murid akan berharga apabila dilakukan secara kontinyu dari mulai masuk sekolah sampai ia keluar. Akan lebih baik lagi bila dapat diselenggarakan pencatatan yang tidak terputus dari sekolah yang lain. (TK, SD, SMP, SMA/SMK, dan PT)
3.        Sederhana
Catatan yang baik adalah catatan yang mudah untuk digunakan. Oleh karena itu hendaknya diusahakan cara pencatatan yang sederhana, objektif, mudah diisi dan mudah diinterpretasikan.
4.        Mudah disimpan
Karena catatan ini dipergunakan selama murid bersekolah, maka perlu dipikirkan bentuk buku catatan pribadi tersebut sehingga tidak lekas rusak, mudah disimpan, mudah dicari dan dipergunakan.

c.    Penyelenggaraan “Cumulative-Record”
Masalah-masalah yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan Cumulative-Record adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan:
1.        Penyusunan dan pencatatan informasi;
Beberapa data yang sangat penting bagi “cumulative-record” biasanya telah dikumpulkan secara rutin di sekolah ialah presensi, nilai dan data identifikasi murid. Data lainnya seperti riwayat keluarga, lingkungan keluarga, laporan mengenai tingkah laku, score test, hubungan dengan orang lain, kegiatan-kegiatan diluar sekolah. Yang tidak kurang pentingnya adalah cara dan alat pengumpulannya. Ini penting supaya tidak terjadi duplikasi sehingga dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya. Alat pengumpul informasi tersebut dapat berupa kuesioner, otobiografi, anekdot record, dan tes standart (standardized-test)
2.        Penyaringan, peringkasan, dan pemasukan informasi;
Karena sangat banyaknya data/informasi yang harus dikumpulkan mengenai murid-murid, maka perlu ada cara untuk menyederhanakan penyimpanan catatan-catatan tersebut.
Penyaringan berarti bahwa pada saat-saat tertentu perlu diadakan pemeriksaan terhadap informasi-informasi yang disimpan, apakah informasi-informasi tersebut dapat menunjukan: (-) kekuatan dan kelemahan murid, (-) informasi yang cukup tentang murid, (-) perbedaan antara fakta dan pendapat, dan (-) keterangan-keterangan yang pasti (yang belum pasti dibuang saja).
Peringkasan berarti ada beberapa data mungkin perlu diringkaskan pada waktu-waktu tertentu, seperti anekdot, otobiografi. Akan tetapi data yang lain apabila direncanakan dengan baik tidak memerlukan pringkasan. Meringkas memerlukan banyak waktu dan tenaga.
Memasukakan data dapat dilakukan oleh petugas yang sesuai dengan sifat informasi tersebut, misalnya oleh guru, pegawai tata usaha, dan pembimbing.
3.        Penyimpanan data/ informasi
Cara penyimpanan data dapat dilakukan secara sentralisasi dan disentralisasi. Sentralisasi artinya semua data tersebut dipusatkan pada suatu tempat, misalnya kantor kepala sekolah, atau ruang yang khusus untuk itu. Disentralisasi artinya data tersebut disimpan pada tiap-tiap kelas masing-masing. Pemilihan cara yang mana yang terbaik, tergantung pada (-) sifat dari rumah sekolah, (-) staf dan organisasinya, dan (-) lokasi yang memungkinkan penggunaan yang maksimum oleh seluruh staf.
4.        Penggunaan informasi oleh staf sekolah.
Cara-cara untuk mempertinggi kemampuan staf dalam menggunakan informasi tentang murid adalah: (-) case conference, (-) in service meeting, (-) demontrasi interview, (-) tukar pengalaman antar guru.
5.        Pemindahan dan pengarsipan catatan-catatan yang tidak aktif;
Ini adalah mengenai pemindahan informasi dan pengarsipan informasi mengenai murid-murid yang telah lulus atau putus sekolah. Usaha untuk mengumpulkan data mengenai murid itu memaan banyak waktu dan tenaga. Oleh karena it perlu ada usha untuk menghindarkan duplikasi apabila mungkin.. Commulative-record dari SD sebaiknya dipindahkan ke SMP dan seterusnya.

Tentang penyimpanan data informasi dari murid yang telah lulus, Hacth menyarankan agar: (a) semua commulative-record hendaknya disimpan secara untuh selama 5 tahun, (b) pada akhir tahun ke 5, yang bukan bagian dari commulative-record dimusnahkan, dan (c) pada akhir tahun ke 10 semua catatan dimusnahkan

1.    The information service
Ada tiga masalah dalam layanan informasi, yaitu pengumpulan bahan/ informasi, pengumpulan bahan/informasi, dan penyajian bahan/informasi.
a.    Pengumpulan bahan/informasi
Bahan-bahan/informasi dapat dikumpulkan dari berbagai lembaga, seperti sekolah, dan lingkungan sosial lainnya. Bentuknya dapat berupa abstraksi, buku bagan, filmstrip, film dan sebagainya. Yang mengumpulkan siapa?. Tergantung pada kondisi setempat, cara bagaimana informasi itu dipergunakan, fasilitas yang ada dan kemampuan staf sekolah.
b.    Penyimpanan bahan-bahan/informasi
Bahan/informasi dapat disimpan di perpustakaan atau kantor bimbingan.
c.    Penyajian informasi dapat melalui: (1) satuan-satuan kelas, (2) bidang studi, (3) hari-hari khusus, dan (4) sebagai pelajaran.

2.    Counselingservice
Konseling adalah suatu proses belajar. Proses belajar yang ditekankan oleh counselee, dan persepsi counselee mengenai dirinya sendiri, nilai-nilainya, kebutuhan-kebutuhannya adalah sangat diperhatikan oleh konselor.

Proses belajar yang terjadi dalam hubungan guru-murid mempunyai tujuan yang ditentukan oleh kelompok. Karena itu perlu pendidikan khusus untuk dapat melaksanakan konseling. Pembagian counselee dapat dilakukan dengan cara: (a) menurut kelas, (b) menurut jenis kelamin, (c) menurut program, dan (d) menurut nama (abjad).

a.    Penugasan konselor
Penugasan konselor dapat berupa pemberian tugas penuh (full time) atau sebagian mengajar dan sebagaian konselor (part time)
1)     Kebaikan dari “full-time counselor”
1.    Tugasnya tidak rangkap, sehingga dapat memusatkan perhatian pada keahliannya.
2.    Jumlahnya sedikit, sehingga lebih mudah bagi murid untuk mengenalnya.
2)     Kebaikan dari “part-time counselor”
a.    Hubungan dengan murid lebih baik (lebih mengenal) karena dia juga mengajar.
b.    Hubungan dengan guru-guru lebih akrab karena merasa seprofesi.
c.    Jumlah konselee yang dibebankan sebagai tanggung jawabnya hanya sedikit sehingga menjadi lebih mudah.

b.    Beban konselor
1)    1 jam/hari atau 200 jam/hari = 100 counselee
2)    2 jam/hari atau 400 jam/hari = 200 counselee
3)    3 jam/hari atau 600 jam/hari = 300 counselee
4)    full-time = 500 counselee
Jika tugasnya meliputi 5 (lima) guidance service, maka bebanya setengah dari yang di atas.

c.    Konselor dengan bahan-bahan yang bersifat rahasia
Konselor harus mendapat pendidikan mengenai bahan-bahan informasi-informasi apa yang perlu dirahasiakan, yakni: (1) bahan tidak boleh diberikan kepada siapa saja, apabila tidak akan dipergunakan yang semestinya, dan (2) jangan diperlihatkan kepada orang lain, apabila tanpa persetujuan counselee, kecuali hal-hal yang dapat membahayakan orang lain.

3.    Placement service
Bantuan yang diberikan kepada murid untuk mendapatkan pekerjaan atau pendidikan tambahan adalah yang dinamakan “placement service”. Ada juga menggunakan istilah Job-placement”. Hatch (1987) berpendapat bahwa pengertian “placement” ini sebenarnya masih dalam pengertian konseling.
Di Amerika Serikat, masalah placement untuk mencarikan pekerjaan juga diatur di sekolah. Ada 2 cara pengorganisasian kegiatan ini, yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Mungkin yang lebih baik adalah cara desentralisasi.

4.    Follow- up and research
Usaha untuk selalu berhubungan dengan lulusan atau alumnus disebut follow-up service dan research. Kegiatan ini dapat dipergunakan untuk mengukur keberhasilan program sekolah serta harapan-harapan terhadap sekolah. Beberapa persoalan yang timbul terutama menyangkut:
a)    Teknik yang dipergunakan. Biasanya teknik yang dipergunakan adalah interview, postcard, survey dan angket.
b)     Siapa yang melakukannya (staffing): yang melaksanakan seluruh staf atau dibentuk suatu panitia.
c)     Bagaimana cara melaporkan hasil: untuk dapat memberikan laporan hasil dengan baik, sebelumnya perlu direncanakan untuk apa hasil-hasil itu akan dipergunakan. Informasi dari follow-up service and research dipergunakan untuk memperbaiki kurikulum sekolah, proses belajar-mengajar, layanan bimbingan dan konseling, dan memperbaiki hubungan sekolah dan masyarakat.