Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan, perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan. Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan menurut Suharsimi Arikunto (1987: 7) adalah: “Perencanaan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak atau yang tidak bergerak, sebagai pendukung pelaksanaan tugas”.
Langkah-langkah yang dilakukan  dalam membuat suatu rencana penga-daan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:
a)    Mengadakan analisa terhadap materi pelajaran mana yang membutuhkan alat atau media dalam penyampainnya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk sekolah. Dari analisa ini dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
b)    Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
c)    Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas kebutuhan,  atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
d)    Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk perencanaan tahun berikutnya.
e)    Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.
Meskipun pada umumnya perencanaan dan pendirian bangunan bagi sekolah negeri menjadi tanggung jawab pemerintah, dalam kenyataannya dewasa ini, sesuai dengan kemajuan dan perkembangan dunia pendidikan dan pengajaran di negara kita, banyak sekolah yang  didirikan oleh masyarakat dan atau pemerintah setempat dengan bekerja sama dengan para guru. Untuk itu sangat diperlukan pengetahuan bagi para guru tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan dan pendirian sekolah seperti pengetahuan dan kecakapan mengenai:
1)    Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan.
2)    Mengusahakan, merencanakan, dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah.
3)    Menetukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah raga, podium, kebun sekolah, dan sebagainya. Serta komposi-sinya satu sama lain.
4)    Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan  fasilitas-fasilitas lain yang efektif dan produktif, serta pemeliharaan secara kontinyu.
5)    Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan.
6)    Apa yang tercantum pada nomor 1 s/d 5 di atas sangat erat hubungannya dengan kurikulum, kondisi-kondisi, serta kemajuan masyarakat setempat dan bertambahnya jumlah anak-anak setiap tahunnya yang memerlukan sekolah tersebut (Purwanto, 1992: 12). 
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. 
Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya dengan sarana dan prasarana pendidikan perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik langsung maupun yang tidak langsung yang menunjang proses belajar  mengajar agar tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan.
Menurut Helmut dan Scoenfeldt Eberhard (1988:181-184), dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan sekolah atau pendidikan, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu:
1)    Perencanaan lokasi.
2)    Perencanaan regional.
3)    Perencanaan ekonomi.
4)    Peserta didik.
5)    Faktor-faktor sosial dan budaya.
6)    Faktor transportasi.
7)    Suplai (Pengadaan) personal.
8)    Faktor-faktor administratif.
9)    Fasilitas-fasilitas pendidikan.
10)    Pembiayaan, dan
11)    Lokasi (lahan).
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan
sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.