Pengadministrasian, Klasifikasi dan Kode Barang Inventarisasi Persekolahan

Pengadministrasian Barang Inventaris
Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan Barang Non Inventaris, Daftar Laporan Triwulan, Mutasi Barang Inventaris, Daftar Rekap Barang Inventaris.
  1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.
  2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.
  3. Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
  4. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.
  5. Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya.
  6. Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran berikutnya.
Untuk Daftar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasinya, sekolah wajib membuat dan mengisinya dalam rangkap 2 (dua) untuk disampaikan 1 set (asli) kepada unit kerja yang membawahinya dan 1 set (tembusan) untuk arsip sendiri. Selanjutnya, contoh-contoh format dari buku atau daftar yang disebutkan pada butir 1 s/d 6 di atas dapat dilihat pada Permen 20 tahun 2007.

Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris
Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapatkan kembali barang yang diinginkan.

Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus dipergunakan untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan angka nomor kode ini diusahakan agar memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatan barang.
  
Untuk barang pada umumnya, nomor kode itu terdiri dari 7 (tujuh) buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari susunan tiga di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok barang menurut ketentuan di dalam masing-masing formulir. Sebagai contoh secara berturut-turut disebutkan sebagai berikut:
110.0300 Tanah lapangan olah raga
110.0400 Tanah untuk jalan dan tempat parkir
110.0500 Tanah Pertanian
110.0600 Tanah Peternakan
110.0700 Tanah Perkebunan
110.0800 Tanah Kehutanan
110.0900 …………………
110.9900 Tanda untuk keperluan lain yang tersebut di atas.
  
Sebagaimana terlihat pada contoh-contoh sandi barang tak bergerak tersebut di atas, sandi atau kode barang inventaris Departemen Pendidikan Nasional seutuhnya terdiri dari angka bilangan 1 sampai 99 (numerik). Baik untuk barang tak bergerak maupun barang bergerak pada umumnya dipergunakan nomor kode yang terbentuk dari tujuh buah angka bilangan seperti itu.

Ini berarti bahwa tiap kelompok dan sub kelompok menyediakan angka 1 sampai dengan 99 sehingga masing-masing dapat menyediakan 99 wadah untuk menampung spesifikasi yang dipergunakan oleh kelompok atau sub kelompok yang bersangkutan. Begitu pula halnya dengan kode barang, nomor ini menyediakan pula wadah untuk spesifikasi jenis barang sebanyak 99 tempat. Sebagai contoh cara penggunaan angka-angka untuk nomor kode barang bergerak dapat dikemukakan sebagai berikut:
200.000    Sandi untuk kelompok barang-barang bergerak
210.000    Sandi untuk Alat-alat besar
220.000    Sandi untuk Peralatan Laboratorium, Peralatan Bengkel/ Workshop, Studio, Percetakan, Pabrik, dan Instalasi Pembangkit Tenaga Listrik.
221.000     Sandi untuk kelompok “besar”: Peralatan Laboratorium.
222.000     Sandi untuk kelompok “besar”: Peralatan Bengkel/Workshop.
224.0100    Sandi untuk sub kelompok: Alat penyusun huruf/setting (PHT), intertype, IBM, Kompugrafik.
224.0200    Sandi untuk kelompok Alat acuan/mesin foto copy.
224.0300    Sandi untuk sub kelompok Mesin Cetak.
224.0301    Sandi untuk jenis barang mesin cetak Letter Press.
224.0302    Sandi untuk mesin cetak Offset.
224.0303    Sandi untuk mesin cetak Fotografi.

Contoh-contoh tersebut di atas dikemukakan hanya untuk sekedar memberikan gambaran tentang azas dan tata kerja yang telah dipergunakan dalam penyusunan klasifikasi dan kode barang inventaris Departemen Pendidikan Nasional berdasarkan jenis-jenis formulir inventarisasi yang telah ditentukan di dalam Buku Petunjuk Pelaksanaan Inventaris Departemen Pendidikan dan Kebudayaan mutakhir.

Dalam prakteknya barang yang dilaporkan tidaklah sampai serinci itu, tetapi mungkin hanya sampai pada penyebutan nama sub kelompok barangnya saja, seperti misalnya mengenai peralatan percetakan hanya disebutkan alat penyusun huruf, alat penyusun pola cetak, mesin cetak, alat pelipat kertas, alat pemotong kertas dan sebagainya. Jadi nomor kodenya hanya 224.0100, 224.0200, 224.0300, dan seterusnya. Tambahan dua buah angka 0 di belakang disediakan, selain untuk spesifikasi lanjutan yang bersangkutan, pula untuk keperluan persiapan komputerisasi pengolahan data di kemudian hari.

Ada baiknya diberikan pula di sini contoh suatu spesifikasi barang dari sub kelompok tertentu. Misalnya sub kelompok Alat Pengangkutan:
250.0000    Sandi untuk kelompok alat pengangkutan
250.0300    Sandi untuk sub kelompok alat angkutan darat bermotor
250.0301    Sandi untuk sepeda motor/scoter
250.0302    Sandi untuk bemo, helicak dan lain-lain yang beroda tiga
250.0303    Jeep
250.0304    Sedan   
250.0305    Station Wagon
250.0306    Bus, mini bus, suburband
250.0307    Pick up
250.0308    Truck
250.0309    Mobil Balap
250.0310    Kendaraan keliling untuk pemeriksaan kesehatan/klinik
250.0311    Mobil unit perpustakaan keliling
250.0312    Mobil unit percetakan
250.0313    Mobil pemadam kebakaran
250.0399    Kendaraan darat bermotor lainnya
250.0400    Kendaraan angkutan air
250.0401    Perahu motor out board
250.0402    Perahu bermotor in board
250.0403    Speed boat
250.0404    Perahu layar
250.0405    Perahu dayung
250.0499    Kendaraan angkutan airlainnya
250.0500    Kendaraan angkutan udara
250.0599    Kendaraan angkutan udara lainnya.

Catatan:
Bilamana jumlah jenis dari suatu sub kelompok barang dapat dikelompok-kelompok secara mudah dalam sub kelompok tertentu yang jumlahnya tidak lebih dari 9 (sembilan) sub-sub kelompok, maka angka ketiga sesudah tanda titik ditetapkan menjadi nomor kode bagi sub-sub kelompok barang tersebut Dalam hal ini angka keempat sesudah tanda titik diperuntukkan bagi nomor kode spesifikasi masing-masing barang dari/di dalam sub-sub kelompok yang bersangkutan.
Contoh:
230.0900    Perhiasan ruangan
230.0910    Lambang Negara/Instansi/Organisasi
230.0920    Bendera/Vandel
230.0930    Piala
230.0940    Piagam/Plakat
230.0950    Lukisan berbingkai
230.0960    Peta dinding/Globe
230.0970    Barang-barang seni kerajinan
230.0980    ………………………………
230.0990    Perhiasan ruangan lainnya
230.0910    Lambang negara/Instansi/Organisasi
230.0911    Bhineka Tunggal Ika
230.0912    KORPRI
230.0913    Tut Wuri Handayani
230.0914    Dharma Wanita
230.0915    Lambang Sekolah/Perguruan Tinggi
230.0916    …………………………………
230.0917    …………………………………
230.0918    …………………………………
230.0919    Lambang lainnya.
Tag : Manajemen
0 Comments for "Pengadministrasian, Klasifikasi dan Kode Barang Inventarisasi Persekolahan"

Berikan Komentar Terbaik Anda Disini [NO SPAM, SARA n PORN]. Terima Kasih

Back To Top